Comment imprimer des étiquettes de courrier à partir d'Excel

Microsoft Excel est un excellent outil pour la comptabilité, la collecte et la gestion des données, ainsi que la gestion des informations de contact pour les prospects et les prospects de votre petite entreprise. Étant donné que le format de feuille de calcul est utile pour stocker les informations de contact, Excel peut être particulièrement utile pour gérer les contacts et imprimer des étiquettes de courrier à partir d'une feuille de contact.

En utilisant la fonction de fusion et publipostage en coordination avec Microsoft Word , vous pouvez transférer des informations d'adresse et de contact pour imprimer des étiquettes de courrier directement à partir d'Excel. En imprimant des étiquettes dans Word à l'aide des informations de contact de votre feuille de calcul Excel, vous pouvez facilement créer une série d'étiquettes personnalisées pour expédier des colis à chaque contact de votre liste. Voici comment procéder.

Comment imprimer des étiquettes à partir d'Excel

Pour imprimer des étiquettes à partir d'Excel, vous devez d'abord disposer d'une feuille de calcul contenant toutes les informations de contact que vous utiliserez pour vos étiquettes de courrier. Cela comprend le nom , l' adresse postale , la ville, l' état et le code postal de votre contact .

Vous devrez organiser ces informations dans des colonnes qui pourront ultérieurement être fusionnées dans Word dans le cadre de l'étiquette d'expédition. Pour ce faire, étiquetez chaque colonne par le point de données associé. Par exemple, pour la colonne qui contient tous les prénoms de vos contacts, étiquetez la première cellule Prénom . Cette première cellule agira comme une balise de fusion correspondante, qui indiquera à Word quel point de données mettre dans chaque section correspondante sur chaque étiquette individuelle que vous imprimez.

Comment créer des étiquettes à partir d'Excel

Pour imprimer des étiquettes d'adresse à partir d'Excel, vous devrez transférer vos informations de contact vers Word, qui traitera les étiquettes. Pour commencer, ouvrez un nouveau document Word. Cliquez sur l' onglet Publipostage dans la barre de menu supérieure et recherchez la section intitulée Démarrer le publipostage . Il devrait y avoir une option appelée Démarrer le publipostage , dans laquelle vous sélectionnerez une option appelée Étiquettes .

Cliquez sur Étiquettes pour ouvrir une nouvelle fenêtre appelée Options d'étiquette. C'est ici que vous sélectionnerez le type d'étiquettes d'expédition que vous souhaitez imprimer. Commencez par sélectionner un fournisseur pour votre étiquette d'expédition dans le menu Fournisseurs d'étiquettes . Cela devrait être situé dans une section appelée Informations sur l'étiquette.

Vous serez maintenant invité à choisir dans une liste de numéros de produit , dans laquelle vous choisirez le numéro de produit exact de l'étiquette que vous essayez d'imprimer. Si vous avez commandé des étiquettes d'expédition spécifiques sur lesquelles vous allez imprimer, choisissez le numéro de produit exact, sinon vous pouvez également créer une étiquette d'expédition personnalisée . Une fois que vous avez sélectionné votre choix, cliquez sur OK.

Étiquettes de publipostage à partir d'Excel

Après avoir sélectionné vos étiquettes, vous devrez maintenant fusionner vos informations de contact d'Excel dans vos étiquettes de courrier dans Word. Cela traitera les étiquettes de fusion et publipostage d'Excel. Revenez à la barre de menus supérieure et revenez au menu Démarrer le publipostage . Choisissez l' option Sélectionner les destinataires .

Maintenant, cliquez sur l'option Utiliser la liste existante , et une nouvelle fenêtre s'ouvrira vous invitant à sélectionner la source de données . C'est là que vous sélectionnerez la feuille de calcul avec toutes vos informations de contact, alors recherchez le dossier où se trouve votre fichier. Une fois que vous l'avez sélectionné, cliquez sur Ouvrir et une nouvelle fenêtre s'ouvrira appelée Select Table, où vous choisirez votre feuille de calcul.

Votre document Word doit maintenant être rempli avec une petite boîte représentant votre étiquette de publipostage. Vous devrez insérer ce que l'on appelle les champs de fusion qui désigneront les informations qui seront fusionnées à partir de votre feuille de contact Excel. Vous pouvez également concevoir les éléments supplémentaires que vous souhaitez sur votre étiquette, y compris le contenu personnalisé comme le logo de votre entreprise, que vous souhaitez sur chaque étiquette. Pour ce faire, vous devrez aller dans le menu supérieur et sélectionner dans la section Écrire et insérer des champs .

Faites correspondre les champs de fusion avec votre liste de contacts

Pour envoyer des étiquettes de publipostage à partir d'Excel de la manière la plus simple, choisissez l' option Insérer un bloc d'adresses dans le menu Écrire et insérer des champs. Cela insérera un champ de fusion sur votre exemple d'étiquette pour chaque adresse de votre liste. Dans la fenêtre Insérer un bloc d'adresse , vous serez invité à choisir votre formatage préféré pour les informations d'adresse. Recherchez la section Spécifier les éléments d'adresse de la fenêtre, où vous serez invité à choisir le format de votre étiquette d'expédition dans une liste appelée Insérer le nom du destinataire dans ce format.

Lorsque vous avez choisi votre format préféré, cliquez sur OK et les codes de fusion doivent remplir la première étiquette avec les informations de votre feuille Excel. Si une fenêtre appelée Match Fields apparaît, cela signifie que vous devez synchroniser les champs de fusion dans Word avec les titres de colonne correspondants dans votre feuille de contact Excel. Dans cette fenêtre, cliquez sur la flèche déroulante à côté de toute catégorie sans correspondance et choisissez la colonne correspondante de votre feuille de contact Excel avec les informations correspondantes pour les faire correspondre.

Mettez à jour vos étiquettes

Revenez à la section Écrire et insérer des champs de votre barre de menus supérieure. Sélectionnez l'option Mettre à jour les étiquettes et toutes les étiquettes de courrier de votre document doivent être mises à jour. Pour consulter vos résultats avant d'imprimer, choisissez l'option dans la barre supérieure appelée Aperçu des résultats , puis cliquez pour afficher un aperçu de vos étiquettes. Vous pouvez les consulter ici ou attendre de les consulter une fois que vous les avez fusionnés dans un nouveau document.

Revenez au menu supérieur et sélectionnez l'option Terminer et fusionner , ce qui devrait afficher un petit menu déroulant avec quelques options. Choisissez l'option Modifier les documents individuels , ce qui ouvrira une nouvelle fenêtre appelée Fusionner vers un nouveau document . Cela remplira toutes les balises de fusion avec vos informations de contact réelles.

Imprimer des étiquettes d'adresse dans Word

Maintenant que vos étiquettes de courrier devraient être toutes remplies, il est temps de les imprimer. Vous pouvez choisir d'imprimer des étiquettes d'adresse plusieurs à la fois, ou toutes à la fois, selon le nombre d'étiquettes que vous essayez d'imprimer. Allez-y et choisissez Tout, puis cliquez sur OK. Cela créera alors un nouveau document contenant toutes vos étiquettes correctement remplies. Vérifiez-les pour vous assurer qu'ils sont tous précis avant de passer à l'impression d'étiquettes dans Word.

L'impression d'étiquettes dans Word à partir d'ici est assez simple. Si vous avez commandé des étiquettes spécifiques sur lesquelles vous allez imprimer vos informations, chargez-les dans votre imprimante. Si vous créez des étiquettes personnalisées, insérez le matériel vierge d'accompagnement dans l'imprimante. Revenez à votre document Word et sélectionnez Fichier dans la barre de menus supérieure. Cliquez sur l' option Imprimer pour ouvrir la fenêtre Imprimer, dans laquelle vous choisirez votre imprimante préférée dans la liste, puis cliquez sur OK pour imprimer des étiquettes à partir d'Excel.