Définition de la machine POS

Dans certains secteurs, les fournisseurs travaillent entièrement à partir de bons de commande ou de contrats d'achat détaillés, mais la plupart des entreprises doivent effectuer des transactions individuellement. Selon votre secteur d'activité, vous pourriez prendre de l'argent comptant, des chèques, des cartes ou une combinaison aléatoire des trois. L'un des besoins les plus fondamentaux de toute entreprise axée sur les ventes est un moyen de réaliser et d'enregistrer des ventes, et c'est à cela que sert une machine POS.

Qu'est-ce qu'une machine POS?

Le sens complet de POS est «point de vente» ou, en d'autres termes, c'est là que votre transaction est finalisée. Le terme lui-même peut avoir plusieurs interprétations différentes. Dans le sens le plus étroit, cela signifie que le terminal qui se trouve à côté de la caisse enregistreuse pour traiter les cartes de crédit et de débit, et toutes les cartes-cadeaux que vous acceptez dans votre entreprise. Le plus souvent, lorsque vous parlez d'une machine POS, vous pensez à l'ensemble du terminal, qui possède un écran informatif et la capacité de gérer chaque type de paiement. Il existe également de nombreux dispositifs de point de vente à usage spécial, et ils se situent quelque part entre le simple terminal à cartes et un système de point de vente complet et complet. Que vos besoins vous amènent au haut de gamme ou au bas de gamme, chaque machine POS doit gérer certaines des mêmes fonctions de base.

Fonctions de base du point de vente

La machine POS originale était une simple caisse enregistreuse. Il n'a pas fait grand-chose par rapport aux normes modernes, mais il a gardé un enregistrement de chaque vente qu'un caissier avait sonné. À partir de là, tant que vous saviez combien d'argent il y avait dans la caisse pour commencer la journée, vous pouviez travailler sur si de l'argent avait disparu. Vos totaux quotidiens vous ont montré si vos ventes augmentaient ou diminuaient, et en comptant le nombre de transactions, vous pouviez calculer la valeur de votre vente moyenne. Si vous connaissiez la valeur monétaire de votre inventaire de départ, vous pouvez également reculer à partir de vos totaux de ventes pour savoir si vous perdez de l'argent à cause du vol de stocks ou de ventes non enregistrées. Ce sont toutes des fonctions de PDV de base, et même les toutes premières caisses enregistreuses ont rendu beaucoup plus facile la gestion d'une entreprise basée sur la vente.

Au fil des années, les caisses enregistreuses sont devenues beaucoup plus performantes. Ils pourraient être programmés pour ajouter les taxes appropriées au prix de vente, afin que vous n'ayez pas à les calculer manuellement, et ils pourraient également enregistrer les montants de taxe à des fins comptables. Ils pouvaient fournir des sous-totaux par produit ou catégorie de produits et, finalement, à mesure que les ordinateurs devenaient moins chers et généralement plus disponibles, ils étaient conçus pour interagir avec des logiciels dorsaux informatisés. C'est à ce moment que la caisse enregistreuse traditionnelle s'est transformée en un système de point de vente, comme nous utilisons le terme aujourd'hui.

Systèmes de point de vente au détail

Une machine de point de vente au détail moderne va bien au-delà des fonctions de base d'une caisse enregistreuse à l'ancienne, même lorsqu'elle ressemble à une caisse enregistreuse à l'extérieur. Sur une caisse enregistreuse ancestrale, vous deviez saisir manuellement le prix de chaque produit; maintenant, cependant, les prix sont préprogrammés dans le système et sont lus à partir d'un lecteur de codes à barres. Cela réduit considérablement le risque d'erreurs et améliore également la précision de vos rapports de vente. Le terminal de point de vente peut être configuré pour suivre et enregistrer vos ventes de produits et services de n'importe quelle manière qui vous tient à cœur, et généralement, cela est directement lié à votre logiciel de comptabilité afin que les informations soient toujours à portée de main.

La machine POS elle-même peut encore ressembler à une caisse enregistreuse avec un tiroir-caisse en dessous, un clavier traditionnel et une imprimante de reçus intégrée qui utilise un rouleau de papier étroit pour imprimer ses bordereaux. Certains systèmes adoptent une approche différente, en plaçant un petit ordinateur sous le comptoir avec le tiroir-caisse et en utilisant un clavier de type ordinateur pour saisir les données qui ne proviennent pas des lecteurs de codes à barres. Un autre style de machine POS supprime complètement le clavier, utilisant des écrans tactiles pour saisir les informations. Le style de terminal que vous utilisez n'est pas vraiment la chose la plus importante. Ces trois types, ainsi que des terminaux de niche plus spécialisés, fonctionnent simplement comme une interface pour le logiciel qui gère vraiment votre boutique.

Les transactions ne sont que le point de départ

Sonner lors d'une vente est la chose la plus fondamentale d'une machine POS, mais vous n'avez pas besoin d'un équipement sophistiqué pour cela. Vous pouvez le faire avec un stylo et un carnet de reçus, si nécessaire, et c'est exactement ce que font de nombreux petits opérateurs. Le problème avec le suivi manuel de vos transactions est que cela prend du temps et limite la croissance de votre entreprise. Un système de point de vente informatisé moderne est conçu pour rationaliser votre accès à toutes vos informations de vente, à des fins de comptabilité et de gestion. Cette capacité à transformer les données de vente brutes en quelque chose de gérable est ce pour quoi vous payez vraiment.

Comptabilité et rapports rationalisés

Les flux de trésorerie peuvent être l'élément vital d'une entreprise, mais l'information est le nerf de la guerre, et c'est là qu'un bon système de point de vente brillera. Il met toutes vos informations commerciales directement entre les mains de vos comptables, soit en exportant les données vers votre système comptable, soit - idéalement - en les intégrant directement dans votre logiciel comptable. L'élimination de l'étape supplémentaire de la saisie de données vous permet de générer des rapports plus rapidement et de contourner un point où des erreurs peuvent se glisser dans votre comptabilité. Toutes vos données de vente sont à portée de main tous les jours, souvent à la seconde près, de sorte que les décisions de gestion que vous prenez seront toujours basées sur des informations solides.

Voulez-vous savoir quels produits ou catégories se vendent le mieux dans chaque emplacement ou dans chaque département? Quels quarts de travail ou quels vendeurs individuels sont responsables du transfert le plus de produits? Combien de clients ont profité de votre offre de coupon la plus récente ou sont venus pour le produit dont vous avez annoncé uniquement dans un endroit particulier? Votre système de point de vente devrait vous dire ces choses, ou il devrait pouvoir le faire, avec un minimum de modifications.

Inventaire perpétuel

Une autre chose qu'un système de point de vente fera pour vous, et c'est très important, est de vous fournir des informations à jour sur vos niveaux d'inventaire. L'ordinateur enregistre votre inventaire de départ pour la période, puis surveille les ventes sortantes et les commandes entrantes, donc à tout moment, l'inventaire affiché sur votre ordinateur doit être à jour. C'est ce qu'on appelle «l'inventaire permanent», et c'est à la fois une commodité et un outil de gestion majeur. Si vous disposez d'un inventaire précis et à jour et d'une projection solide de vos ventes dans les semaines ou les mois à venir, vous ne pouvez commander que la quantité de stock dont vous aurez probablement besoin.

Commander uniquement ce dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin - vous le verrez décrit comme une commande "juste à temps" - peut changer la donne. Vos ressources en espèces ne sont pas bloquées dans un stock excédentaire, vous aurez besoin de moins d'espace d'entreposage et vous êtes moins susceptible de vous retrouver à marquer des marchandises obsolètes juste pour vous en débarrasser.

Gestion de l'inventaire physique

Certains systèmes de point de vente peuvent également vous aider dans la gestion de votre inventaire physique. Ils garderont une trace de vos produits entrants par catégorie, par emplacement physique ou par tout autre critère que vous jugez important. Lorsqu'il est temps de compter votre inventaire physique, puis de le comparer à l'inventaire permanent de l'ordinateur, votre point de vente peut vous indiquer où chercher et combien sont censés se trouver dans une section donnée. Si vous avez des produits entreposés à différents endroits et qu'un entrepôt présente plus de produits perdus ou égarés que les autres entrepôts, cela vous indique que vous pouvez avoir un problème de sécurité ou de vol à cet emplacement spécifique. Même si cela s'avère être une simple insouciance, ce sont des informations utiles sur lesquelles vous pouvez ensuite agir pour vous assurer que tout le monde suit les mêmes procédures.

Gestion de la relation client

Aussi importants que soient la comptabilité et la gestion des stocks, le succès d'une entreprise ne se limite pas au comptage des haricots. La façon dont vous interagissez avec vos clients et ce que vous en savez peut faire ou défaire vos espoirs de croissance à long terme. De nombreux systèmes de point de vente suivent l'historique des achats de vos clients au fil du temps, et vous pouvez commencer à avoir une idée de qui sont vos meilleurs clients et quels nouveaux produits pourraient les intéresser. Sans l'aide de l'ordinateur, il est parfois facile d'oublier les clients peu voyants qui sont des clients réguliers mais qui ne font pas assez de bruit pour être mémorables, mais ils sont souvent l'épine dorsale de votre entreprise.

Systèmes de point de vente pour l'hôtellerie

Les systèmes de point de vente ne se limitent pas aux entreprises traditionnelles basées sur la vente. Ils sont également essentiels dans l'industrie hôtelière, où ils sont utilisés pour gérer des scénarios encore plus complexes. Dans un restaurant, par exemple, le système doit suivre les commandes qui sont passées, et imprimer des tickets pour l'équipe de cuisine, pour leur faire savoir quoi préparer. Les systèmes sophistiqués peuvent aller plus loin et imprimer des tickets séparés pour chaque poste de travail de la cuisine, de sorte que chaque cuisinier dispose d'une liste personnelle de commandes. Le système doit également être capable de suivre les pourboires, les frais de restauration et une variété d'autres frais spéciaux, ainsi que de suivre les prix de vente et les taxes habituels.

Les systèmes de point de vente de restaurant les plus performants peuvent également fournir le type d'aide à la gestion des stocks que les détaillants apprécient. Dans ces cas, les recettes du menu standard sont toutes entrées à l'avance dans l'ordinateur. Si vos clients veulent 213 commandes de votre plat de crevettes au pesto signature un soir donné, le système peut ajuster vos niveaux de stock pour vous montrer à quel point votre approvisionnement en ingrédients a été endommagé. Vous saurez toujours quand et combien commander à nouveau.

Terminaux de traitement des cartes PDV

C'est bien de rêver d'avoir toutes ces fonctionnalités à portée de main, mais en réalité, toutes les entreprises n'ont pas besoin d'un système de point de vente à grande échelle, surtout au début. Vous pourriez être d'accord avec une caisse enregistreuse à l'ancienne pour le moment, surtout si les éclaboussures pour un système de point de vente flashy vous laisseraient à court de fonds pour d'autres choses importantes, comme l'inventaire et la paie. Dans ce cas, tout ce dont vous avez vraiment besoin est un terminal de traitement de cartes. Tout le monde peut accepter les espèces et les chèques comme moyen de paiement, et ces simples distributeurs vous offrent également la possibilité de prendre des cartes de crédit, des cartes de débit et des cartes-cadeaux.

Dans certains cas, même les systèmes de point de vente sophistiqués prennent la décision pragmatique d'utiliser des terminaux de traitement de cartes séparés. Si vous intégrez cette fonction dans un moniteur ou un clavier, le seul moyen de la mettre à niveau est de remplacer le moniteur ou le clavier, ce qui est généralement une option coûteuse. Avec des terminaux séparés, lorsque de nouvelles technologies, telles que les cartes à puce ou les cartes tap-to-pay apparaissent, il vous suffit de faire remplacer ou mettre à jour les terminaux par votre service de traitement des paiements.

Terminaux de traitement de cartes mobiles

Il existe même des moyens pour les entreprises mobiles d'accepter les paiements par carte, ce qui peut être très pratique, si vous êtes un artisan ou un vendeur sur le marché agricole, ou si vous exploitez une entreprise de taxi ou de livraison. Si vous avez une pizzeria, par exemple, l'entreprise qui fournit vos terminaux de traitement de cartes habituels peut probablement vous mettre en place une version mobile à piles pour vos chauffeurs-livreurs. Ceux-ci utilisent la technologie du téléphone portable, avec une carte SIM et des données mobiles, ce qui vous permet d'accepter des paiements partout où il y a un signal cellulaire.

Vous pouvez même ajouter un petit lecteur de carte, ou «dongle», à votre téléphone ou tablette, afin de pouvoir l'utiliser comme un simple appareil de point de vente. Les lecteurs de cartes sont disponibles auprès d'un certain nombre de fournisseurs et acceptent les paiements via des services tels que Square et PayPal, ainsi que via des fournisseurs de services conventionnels.