Exemple simple de procédures d'exploitation standard

Des procédures cohérentes augmentent vos chances d'effectuer un travail cohérent et de haute qualité. Une procédure opérationnelle standard, ou SOP, est un document qui fournit des instructions étape par étape sur la façon d'effectuer une activité commerciale particulière, comme la fabrication ou la tenue de registres. Bien que la plupart des POS soient présentées sous forme de documents texte, elles peuvent également contenir des images ou des vidéos pour aider à clarifier leurs instructions.

Sections SOP

  • Objectif: Cette section décrit la raison pour laquelle le document a été créé. Ces informations doivent être présentées sous la forme d'un court paragraphe indiquant la nature de la procédure et les raisons pour lesquelles votre entreprise l'exécute.

  • Portée: Ensuite, le POS fournit un court paragraphe qui décrit les activités qui relèvent de la procédure.
  • Définitions: Ici, vous définissez tous les termes de la procédure qui nécessitent une clarification particulière. Cette section dépend de l'industrie et peut être omise si elle n'est pas pertinente ou nécessaire.
  • Références: Cette section répertorie d'autres documents et matériels d'appui, tels qu'un manuel qualité ou une norme internationale. Cette section dépend également de l'industrie et, dans certains cas, peut être omise, surtout si les procédures sont explicites.
  • Exigences: c'est l'occasion pour vous de décrire toutes les exigences qui doivent être en place avant d'exécuter la procédure, telles que la formation du personnel pour acquérir les compétences nécessaires.
  • Responsabilités: Cette section explique qui est responsable de quels aspects de la procédure.
  • Étapes de la procédure: Cette section fournira des instructions étape par étape qui décrivent comment effectuer l'activité commerciale. Il est important de rendre les instructions sans ambiguïté. Les phrases plus courtes sont plus faciles à suivre, surtout si les étapes doivent être exécutées séquentiellement. Divisez-le en plusieurs sections plus courtes s'il est trop long.

Exemple simple de procédures d'exploitation standard

Voici un SOP simple pour une banque afin de vérifier l'identité d'une promenade chez le client:

  • Objectif: Cette procédure décrit les étapes requises pour vérifier l'identité du client.
  • Champ d'application: Cette procédure s'applique à tout client sans rendez-vous ou à un client aux guichets de toutes les succursales d'ACME Bank.

  • Responsabilités: Tous les employés de la succursale qui effectuent des tâches de caissier ont la responsabilité de vérifier l'identité du client.

  • Vérification de l'identité du client: chaque caissier doit vérifier l'identité de chaque client avant d'effectuer des retraits d'espèces ou des virements entre comptes. Le caissier doit demander une pièce d'identité avec photo au client et vérifier que le nom sur la pièce d'identité correspond au nom du compte et que le client est, en fait, la personne représentée sur la pièce d'identité avec photo.

Comment utiliser les SOP

Les gestionnaires utilisent les SOP pour communiquer avec le personnel et expliquer comment effectuer certaines opérations de l'entreprise. Les employés peuvent utiliser les SOP comme référence lorsqu'ils apprennent à effectuer certaines tâches conformément aux protocoles établis. Les agences de réglementation, telles que la Food and Drug Administration, utilisent les SOP pour déterminer si les processus d'une entreprise répondent aux normes des agences.