Comment convertir des feuilles Excel en Word

La suite Microsoft 365 Office est un ensemble puissant de programmes logiciels largement utilisés dans toute l'entreprise. Alors qu'Excel est utilisé comme tableur et Word est utilisé comme programme de traitement de texte, les deux peuvent s'intégrer pour créer de manière transparente des documents utilisés régulièrement dans les entreprises. Bien que vous ne puissiez pas convertir directement .xls en .doc, respectivement les extensions de fichier Excel et Word, vous pouvez exécuter des fonctions telles que les insertions de table de publipostage.

Utilisation de données Excel dans Word

Ouvrez le fichier Excel que vous souhaitez déplacer dans un document Word. Ensuite, ouvrez Word; vous pouvez utiliser un document existant ou démarrer un nouveau document Word. Déterminez la quantité de feuille Excel que vous souhaitez copier et coller dans le document Word. S'il existe un graphique que vous souhaitez copier, utilisez la souris pour sélectionner le graphique, puis appuyez sur Ctrl + C. Ceci copie la zone sélectionnée.

Accédez maintenant au document Word et recherchez la zone dans laquelle vous souhaitez insérer le graphique copié. Placez le curseur à cet endroit, puis appuyez sur Ctrl + V pour y coller le graphique. Il existe plusieurs options de collage dans Excel 2010 désignées par une fenêtre contextuelle avec cinq icônes. De gauche à droite, les icônes signifient que les éléments collés:

  • Utiliser le thème de destination : Ceci intègre le graphique pour correspondre à un document existant.

  • Conserver la mise en forme de la source : le format du graphique reste le même que la feuille Excel et peut être modifié manuellement dans Word.

  • Utiliser le thème de destination et lier les données : le thème du document Word est mis en correspondance mais les données restent connectées à la feuille Excel, reflétant toutes les modifications apportées aux données du graphique Excel.

  • Conserver la mise en forme source et lier les données : le thème de graphique Excel d'origine est déplacé vers le document Word tout en conservant le lien de données vers le fichier Excel pour apporter des modifications au fur et à mesure que le graphique Excel est mis à jour.
  • Image: le graphique est collé en tant qu'image et aucune modification n'est possible sur les cellules du graphique.

Selon la taille du graphique, vous devrez peut-être le redimensionner pour l'adapter aux marges du document. Pour ce faire, cliquez sur le graphique pour que le graphique soit décrit et que de petits carrés se trouvent à chaque coin et à la ligne médiane du contour. Sélectionnez le carré supérieur gauche à l'aide de la souris et maintenez-le enfoncé pendant que vous tirez le coin vers le bas vers le centre ou vers l'extérieur pour redimensionner le graphique.

Procédure de publipostage

Le publipostage est un outil puissant qui intègre les données d'une feuille Excel aux lettres, enveloppes et étiquettes créées dans Word. Si vous disposez d'une grande base de données avec des noms de clients, des adresses et des numéros de téléphone, vous pouvez demander à Word d'envoyer un document personnalisé à chaque personne en créant un fichier de publipostage.

Préparez la feuille Excel pour le publipostage en préparant correctement vos données. Nommez les colonnes comme vous le ferez dans le publipostage. Par exemple, la colonne avec le prénom d'une personne doit être intitulée Prénom. Le publipostage correspondra au prénom, au nom, à l'adresse 1, à l'adresse 2, à la ville, à l'état et au code postal. Si vous ne nommez pas ces colonnes pour correspondre au publipostage, Word peut ne pas reconnaître qu'une colonne est le champ dont il a besoin et ignorer les données.

Ouvrez un nouveau document Word. Dans l'onglet Démarrer le publipostage, ouvrez Mailings et choisissez le type de publipostage que vous souhaitez effectuer: lettres, enveloppes, étiquettes ou e-mails. Accédez à l'onglet Sélectionner les destinataires et choisissez Utiliser une liste existante. Recherchez la feuille Excel contenant les données que vous souhaitez fusionner dans Word.

Vous allez ensuite insérer un bloc d'adresse. C'est là que vous insérez les noms de colonne qui correspondent aux informations souhaitées sur la lettre, l'étiquette ou l'enveloppe, telles que le prénom, le nom et l'adresse. Sélectionnez OK et enregistrez le fichier. Si vous travaillez sur une lettre, vous souhaiterez peut-être insérer un message d'accueil avec le nom d'une personne. Suivez les invites sous Ligne d'accueil comme vous le feriez pour le bloc d'adresse. Avec tous les ajouts, sélectionnez OK et Enregistrer le fichier.

Accédez à Terminer le publipostage pour permettre aux deux fichiers de se combiner et de créer les documents personnalisés souhaités. Vous pouvez enregistrer l'intégralité du publipostage pour l'utiliser ultérieurement avec d'autres envois en masse.