Comment fonctionne un bon de commande?

Un bon de commande est un document juridiquement contraignant entre un fournisseur et un acheteur. Il détaille les articles que l'acheteur accepte d'acheter à un certain prix. Il précise également la date de livraison et les conditions de paiement pour l'acheteur. Les systèmes informatiques des bons de commande ont rendu le processus d'achat plus efficace et permettent un meilleur suivi des stocks et des paiements.

Objectifs des bons de commande

Les bons de commande sont généralement utilisés lorsqu'un acheteur souhaite acheter des fournitures ou des stocks sur facture. Cela signifie que le fournisseur livre ou expédie les articles achetés avant le paiement, le bon de commande servant de protection contre les risques. Outre la protection juridique, les bons de commande sont importants à la fois pour la gestion des stocks et le suivi des paiements. Les bons de commande aident les fournisseurs à comparer les stocks commandés aux stocks expédiés et disponibles pour plus de précision.

Ils permettent également au fournisseur de suivre le moment où les paiements ont été effectués sur des commandes spécifiques. Les acheteurs conservent des copies des commandes qu'ils passent pour surveiller la réception en temps opportun des articles.

Soumission d'un bon de commande

Le bon de commande est préparé par l'acheteur, souvent via un service des achats. Ce processus est généralement effectué à l'aide de systèmes logiciels électroniques, qui permettent un meilleur suivi et une soumission électronique des commandes au fournisseur. Le bon de commande, ou PO, comprend généralement un numéro de bon de commande, ce qui est utile pour faire correspondre les expéditions avec les achats; une date d'expédition; Adresse de facturation; Adresse de livraison; et les articles demandés, les quantités et le prix. Les programmes logiciels ont généralement des champs de saisie pour chaque élément de données critiques; l'acheteur remplit simplement les champs avant le traitement et l'envoi de la commande.

Traitement des bons de commande

Une fois que l'acheteur a soumis la commande, un achat en cours est créé. Le statut de la commande reste en cours jusqu'à ce que les articles commandés aient été reçus par l'entrepôt de l'acheteur. Une fois que l'inventaire est physiquement reçu, il est généralement scanné dans l'inventaire et mis en correspondance avec la commande d'achat appropriée. Le bon de commande est marqué comme traité ou nécessitant un paiement.

L'acheteur assume sa responsabilité d'achat lorsqu'il effectue le paiement. Pour garantir un crédit précis pour le paiement, le paiement doit indiquer le numéro de bon de commande ou le numéro de compte de l'entreprise.

Utilisation des bons de commande par les fournisseurs

Les fournisseurs utilisent les bons de commande pour l'exécution des commandes et le traitement des paiements. Dès réception, le bon de commande est utilisé pour extraire l'inventaire acheté pour l'emballage et l'expédition. Une fois l'inventaire tiré, une facture est préparée en fonction des articles commandés et préparée pour l'expédition. Lorsque les produits sont expédiés, le fournisseur enregistre l'envoi dans son système d'inventaire.

Le bon de commande est déposé par voie électronique, et des copies papier sont également souvent déposées. La commande est marquée comme remplie ou en attente de paiement. Les dates et délais de rappel de paiement importants sont fixés. Ceci est important pour le fournisseur pour un bon suivi des paiements et l'application des politiques de crédit.