L'importance de la planification dans une organisation

La planification aide une organisation à tracer un parcours pour atteindre ses objectifs. Le processus commence par l'examen des opérations actuelles de l'organisation et l'identification de ce qui doit être amélioré sur le plan opérationnel au cours de l'année à venir. À partir de là, la planification implique d'envisager les résultats que l'organisation souhaite atteindre et de déterminer les étapes nécessaires pour arriver à la destination prévue - le succès, qu'il soit mesuré en termes financiers, ou des objectifs qui incluent le fait d'être l'organisation la mieux notée en matière de satisfaction client.

Utilisation efficace des ressources

Toutes les organisations, grandes et petites, ont des ressources limitées. Le processus de planification fournit les informations dont la haute direction a besoin pour prendre des décisions efficaces sur la façon d'allouer les ressources de manière à permettre à l'organisation d'atteindre ses objectifs. La productivité est maximisée et les ressources ne sont pas gaspillées sur des projets avec peu de chances de succès.

Établir des objectifs organisationnels

L'établissement d'objectifs qui mettent tout le monde dans l'organisation au défi de viser une meilleure performance est l'un des aspects clés du processus de planification. Les objectifs doivent être agressifs, mais réalistes. Les organisations ne peuvent pas se permettre d'être trop satisfaites de la façon dont elles font actuellement - ou elles risquent de perdre du terrain au profit de leurs concurrents.

Le processus d'établissement des objectifs peut être un signal d'alarme pour les gestionnaires devenus complaisants. L'autre avantage de l'établissement d'objectifs vient de la comparaison des résultats prévisionnels aux résultats réels. Les organisations analysent les écarts importants par rapport aux prévisions et prennent des mesures pour remédier aux situations où les revenus étaient inférieurs aux prévisions ou les dépenses plus élevées.

Gérer le risque et l'incertitude

La gestion des risques est essentielle au succès d'une organisation. Même les plus grandes entreprises ne peuvent pas contrôler l'environnement économique et concurrentiel qui les entoure. Des événements imprévus se produisent et doivent être traités rapidement, avant que les conséquences financières négatives de ces événements ne deviennent graves.

La planification encourage l'élaboration de scénarios «hypothétiques», dans lesquels les gestionnaires tentent d'envisager les facteurs de risque possibles et d'élaborer des plans d'urgence pour y faire face. Le rythme du changement dans les affaires est rapide et les organisations doivent être en mesure d'ajuster rapidement leurs stratégies à ces conditions changeantes.

Team Building et coopération

La planification favorise l'esprit d'équipe et l'esprit de coopération. Lorsque le plan est terminé et communiqué aux membres de l'organisation, chacun sait quelles sont ses responsabilités et comment d'autres secteurs de l'organisation ont besoin de leur aide et de leur expertise pour mener à bien les tâches assignées. Ils voient comment leur travail contribue au succès de l'organisation dans son ensemble et peuvent être fiers de leurs contributions.

Les conflits potentiels peuvent être réduits lorsque la direction générale sollicite la contribution des directeurs de département ou de division pendant le processus de définition des objectifs. Les individus sont moins susceptibles de rejeter les objectifs budgétaires lorsqu'ils ont leur mot à dire dans leur création.

Créer des avantages concurrentiels

La planification aide les organisations à avoir une vue réaliste de leurs forces et faiblesses actuelles par rapport à leurs principaux concurrents. L'équipe de direction voit les domaines dans lesquels les concurrents peuvent être vulnérables et élabore ensuite des stratégies de marketing pour tirer parti de ces faiblesses. L'observation des actions des concurrents peut également aider les organisations à identifier les opportunités qu'elles ont pu ignorer, telles que les marchés internationaux émergents ou les opportunités de commercialiser des produits auprès de groupes de clients complètement différents.