Exemples de formats pour un rapport d'activité

Ne serait-ce pas génial si vous pouviez simplement parler de choses au lieu de tout écrire? Que vous ayez besoin de collecter des fonds pour un nouveau projet ou de montrer à quel point votre entreprise se porte bien par rapport à l'année dernière, attendez-vous à ce qu'on vous demande un rapport écrit qui sera pris au sérieux. Un rapport d'activité peut être n'importe quoi, d'un ensemble d'états financiers à un plan marketing complet, et il existe autant de formats de rapports qu'il y a d'étoiles dans le ciel. Le moyen le plus simple de mettre en forme un rapport d'activité est de chercher un modèle ou un exemple, puis d'ajuster le cadre en fonction de vos besoins.

Format de rapport d'activité général

Un bon format général pour un rapport d'activité formel comprend les éléments suivants:

  • Une page de garde qui répertorie le nom du rapport, le nom et l'adresse de votre entreprise et la date

  • Une table des matières, si le rapport fait plus de 10 pages

  • Un résumé exécutif; une section d'introduction expliquant le contexte du rapport et toute méthodologie particulière utilisée

  • Le corps principal du rapport, avec les sous-titres appropriés
  • Une section avec conclusions et recommandations

  • Une annexe pour les pièces jointes non essentielles telles que les tableaux et graphiques qui n'ont pas besoin d'être dans le corps du rapport.

Rapports informels

Gardez à l'esprit que tous les rapports d'activité n'ont pas besoin d'être présentés dans un format aussi structuré. Il suffit souvent de détailler un rapport d'activité informel sous la forme d'une lettre d'une ou deux pages ou même d'un e-mail, selon votre public. Cela est particulièrement vrai pour les petites entreprises, dans lesquelles la dotation en personnel peut être réduite et personne n'a le temps de créer ou de lire un long rapport formel. Ainsi, avant d'utiliser une structure de rapport d'entreprise au format long, demandez à votre destinataire si ce format est réellement nécessaire.

Rapports d'activité spécialisés

De nombreux types de rapports commerciaux ont un format spécialisé. En règle générale, vous pouvez trouver un modèle, ce qui facilite la création de votre propre rapport. Par exemple, un bilan est un type de rapport d'activité. Il a une structure commune qui est facile à reproduire et, généralement, chaque feuille de calcul et programme comptable dispose d'un modèle disponible qui génère le rapport à partir d'entrées de base. De même, un plan marketing a un format général qui comprend une page de garde, un résumé, un budget et des sections qui détaillent les études de marché, le marché cible, le positionnement, l'analyse concurrentielle et la stratégie de marché.

Plan d'affaires en tant que forme spécialisée de rapport d'activité

Bien sûr, l'un des premiers rapports commerciaux spécialisés que les entrepreneurs ont du mal à créer est un plan d'affaires. Le format typique du plan d'affaires ressemble à ceci:

  • Page de Couverture

  • Table des matières

  • Résumé

  • Présentation de l'entreprise

  • Analyse de l'industrie

  • Analyse client

  • Analyse compétitive

  • Plan de marketing

  • Plan d'opérations

  • Équipe de direction

  • Plan financier

  • appendice

Si vous suivez un format de rapport d'activité généralement reconnu, cela montrera que vous savez ce que vous faites, mais n'ayez pas peur d'adapter n'importe quel format à vos propres besoins. Le format spécifique n'est souvent pas aussi important que la qualité de la transmission de vos informations essentielles.