Que se passe-t-il si vous ne respectez pas la date limite W-2 pour les employés?

Selon l'Internal Revenue Service, les formulaires W-2 doivent être envoyés aux employés au plus tard le 31 janvier pour les formulaires dérivés de l'année civile précédente. Bien que les employés ne puissent pas les recevoir par la poste à cette date, ils doivent - à tout le moins - être envoyés à ce stade. Pour les entreprises qui ne suivent pas ce protocole particulier, il peut y avoir des conséquences.

Éviter les employés mécontents

Mis à part tous les problèmes officiels que vous pourriez avoir avec l'Internal Revenue Service (IRS) en raison du défaut d'envoyer les formulaires W-2 en temps opportun, vous devrez peut-être faire face à un groupe d'employés très mécontents, dont beaucoup s'attendent probablement une déclaration de revenus. Les employés peuvent non seulement déposer des plaintes auprès de vous, mais également auprès de l'IRS, ce qui peut stimuler une enquête plus approfondie sur votre entreprise si de nombreuses plaintes sont déposées à ce sujet.

Évaluation fine de l'IRS

L'IRS échelonne les amendes en fonction de la date à laquelle vos formulaires W-2 sont déposés. Une pénalité de 50 $ par formulaire est imposée pour les W-2 déposés dans les 30 jours suivant la date d'échéance, jusqu'à un maximum de 187 500 $ pour une petite entreprise. Pour les formulaires déposés avant le 1er août mais après 30 jours, la pénalité grimpe à 100 $ par formulaire et une amende maximale de 536 000 $. L'amende maximale est de 260 $ par formulaire jusqu'à 1 072 500 $ par année pour les formulaires déposés après le 1er août.

Garantir des formulaires précis

En plus d'envoyer les formulaires W-2 à temps, vous devez également vous assurer que ces formulaires sont exacts. Selon le site Web de l'IRS, si vous soumettez un formulaire W-2 à l'IRS en affirmant que vous avez payé à un employé en particulier une certaine somme d'argent et que vous ne l'avez pas fait, cette personne a le droit de vous poursuivre en dommages-intérêts. Une pénalité de 530 $ par formulaire sans maximum est imposée. Vous pourriez également devoir payer une amende de 5 000 $ en dommages-intérêts pour avoir déposé le faux document et faire l'objet de poursuites pénales.

Dossiers et communication

Parfois, si vous faites au moins savoir à vos employés que vous êtes en retard avec vos W-2 mais que vous travaillez à les faire sortir, il peut y avoir moins de mécontentement que si vous ne dites rien du tout. De plus, si vous envoyez un W-2 avant la date limite, mais que vous vous l'avez renvoyé pour une adresse erronée ou ancienne, ne l'ouvrez pas et ne le jetez pas. Mettez-le dans le dossier de l'employé et enregistrez-le au cas où il vous contacte pour le formulaire plus tard; vous avez au moins la preuve que vous avez essayé de l'envoyer.