Qu'est-ce qu'un système d'information de gestion?

Un système d'information de gestion (SIG) est un ensemble de systèmes et de procédures qui collectent des données à partir d'une gamme de sources, les compilent et les présentent dans un format lisible. Les gestionnaires utilisent un SIG pour créer des rapports qui leur fournissent un aperçu complet de toutes les informations dont ils ont besoin pour prendre des décisions allant des minuties quotidiennes à la stratégie de haut niveau. Les systèmes d'information de gestion d'aujourd'hui reposent largement sur la technologie pour compiler et présenter les données, mais le concept est plus ancien que les technologies informatiques modernes.

Prendre des décisions commerciales

L'objectif principal d'un système d'information de gestion est de rendre la prise de décision des managers plus efficace et productive. En regroupant les informations provenant d'une gamme de sources dans une base de données unique et en les présentant dans un format logique, un SIG peut fournir aux gestionnaires tout ce dont ils ont besoin pour prendre des décisions hautement éclairées et effectuer une analyse approfondie des problèmes opérationnels.

Collecte d'informations commerciales

Un SIG peut être développé pour collecter presque tous les types d'informations dont les gestionnaires ont besoin. Ils peuvent visualiser en un coup d'œil les données financières telles que les revenus et les dépenses quotidiens et les attribuer à des départements ou groupes spécifiques. Les indicateurs de performance tels que la rapidité des projets ou la qualité des produits sortant d'une chaîne de montage peuvent aider les responsables à identifier les domaines à améliorer. Le personnel peut gérer les horaires des quarts de travail, des livraisons entrantes et des expéditions sortantes depuis n'importe quel endroit lié au SIG.

Faciliter la collaboration et la communication

Un système d'information de gestion peut également faciliter la collaboration et la communication. Les employés peuvent modifier et partager des documents et communiquer des informations pertinentes sur les développements et les avertissements prévus dans toute l'organisation.

Compilation de rapports d'activité

L'une des caractéristiques les plus précieuses d'un système d'information de gestion est sa capacité à extraire des données internes et externes à partir de diverses sources et à les présenter dans un format facile à analyser. Les rapports internes présentent les informations d'une manière que les responsables peuvent comprendre, en incluant toutes les données pertinentes et en regroupant les données de manière logique. Par exemple, un rapport consulté par un directeur d'entreprise pour une chaîne de restaurants peut montrer les revenus, les dépenses, les heures de travail et le volume de chaque point de vente, lui permettant de voir quel magasin rapporte le plus d'argent par employé sur le plancher et quels magasins ont des dépenses plus élevées. par rapport aux revenus et au volume - un indicateur de gaspillage ou de vol.

Générer des rapports gouvernementaux

Les organisations à but non lucratif peuvent utiliser un SIG pour générer automatiquement les rapports requis par le gouvernement fédéral. Cela permet aux employés et aux bénévoles de consacrer leur temps à des activités plus productives et peut réduire les erreurs et les coûts associés à la nouvelle soumission des rapports fédéraux.

Avantages de première ligne

Les employés de première ligne peuvent également utiliser un SIG pour effectuer leur travail plus efficacement. Par exemple, les employés à tous les niveaux peuvent consulter un SIG pour vérifier l'état des articles en stock, consulter les statistiques liées à leur département ou groupe spécifique et demander des transferts internes de matériaux.

Former les employés à l'utilisation du système

Un système d'information de gestion peut être un investissement coûteux. Outre l'achat d'un progiciel MIS, la personnalisation du système et l'embauche de personnel informatique supplémentaire pour superviser et entretenir le système, une entreprise doit former tous ses employés à l'utilisation du système. Les employés de première ligne effectuent souvent les deux premières étapes d'un SIG, la collecte et la saisie des données, ce qui leur laisse moins de temps pour se concentrer sur les activités productives; cela peut augmenter les dépenses salariales globales. Évaluez les coûts d'un SIG par rapport aux avantages potentiels avant de mettre en œuvre cet outil dans votre petite entreprise.