Comment créer une base de données interrogeable dans Excel

Pour la plupart, vous êtes probablement habitué à utiliser Microsoft Excel pour des tâches telles que la préparation de rapports, de prévisions et de budgets. Cependant, Excel est beaucoup plus puissant que cela. Il peut être utilisé pour créer une base de données interrogeable - une base de données Excel.

Les capacités de base de données d'Excel sont très puissantes. En fait, non seulement Excel peut être utilisé pour créer une simple base de données interrogeable , mais il peut également être utilisé pour créer une base de données relationnelle appropriée. Une base de données relationnelle se compose d'une table maître qui est liée à ses tables esclaves, également appelées tables enfants.

Comment fonctionne une base de données relationnelle?

Excel est structuré de manière à être facilement compatible avec les bases de données. À tout le moins, une base de données est simplement une collection d'éléments qui sont connectés, selon PC World. C'est à peu près ce qu'est une feuille de calcul. Lorsque les éléments de la base de données sont associés, ils créent des enregistrements dans des groupes de plusieurs enregistrements. Un seul enregistrement peut être l'équivalent d'une ligne dans une feuille de calcul tandis qu'une collection d'enregistrements peut être l'équivalent d'une table dans une feuille de calcul. La connexion est difficile à ignorer.

Lorsque vous avez une feuille de calcul, toute seule, vous regardez sans doute une base de données. Cependant, ce n'est certainement pas une base de données relationnelle. Pour créer une base de données relationnelle, vous devez combiner une feuille de calcul principale avec des feuilles de calcul esclaves ou des tables simples.

Un exemple de base de données

Disons, par exemple, que vous décidez d'enregistrer vos documents d'identification dans votre ordinateur et que vous faites cela ou les documents de tout autre individu. S'il s'agit de votre permis de conduire, il fait partie des permis de conduire de nombreuses autres personnes de la DMV. Sur votre licence, il y aura des détails, tels que votre nom, taille, poids, sexe, couleur des cheveux et des yeux, date de naissance, adresse, les dates de délivrance et d'expiration, et la classe de la licence.

Vous noterez qu'il est possible qu'un nom, un sexe, une adresse et une description générale soient partagés par un certain nombre de personnes. C'est pourquoi il existe des numéros de licence pour rendre chaque licence unique. Dans le langage des bases de données, c'est ce qu'on appelle un champ clé, qui est utilisé pour connecter une base de données à d'autres bases de données qui lui sont associées; ceux-ci sont également connus sous le nom de bases de données relationnelles.

La base de données principale

La base de données principale contiendra tous les détails de votre permis de conduire. Il y aura une ou plusieurs bases de données enfants qui contiendront plus d'informations relatives à des individus spécifiques, qui seront identifiés à l'aide du champ clé. Certains peuvent avoir les violations de conduite d'un individu, tandis que d'autres peuvent avoir les adresses qu'ils avaient auparavant, et ainsi de suite. Dans le langage des bases de données, ce type de relation est connu sous le nom de relation un-à-plusieurs car chaque pilote peut avoir de nombreuses adresses et violations différentes. Cependant, les adresses et les violations ne peuvent être liées qu'à un seul conducteur.

Il existe d'autres types de relations, telles que les relations un à un et plusieurs à plusieurs - par exemple, une base de données avec les clients et les taux de réduction dont ils bénéficient. Étant donné que chaque client ne peut bénéficier que d'une réduction à la fois, il s'agit d'une relation individuelle. Si la base de données se composait de clients et des produits qu'ils achètent, alors les clients pourraient avoir plus d'un produit et les produits pourraient être achetés par plus d'un client - ce qui serait une relation plusieurs-à-plusieurs.

À quoi sert une base de données relationnelle?

La raison la plus évidente pour laquelle vous pourriez avoir besoin d'une telle base de données est d'éviter de répéter vos données sur chaque feuille de calcul. Cela peut demander beaucoup de ressources, surtout en termes de temps. Cependant, la raison la plus importante d'utiliser une base de données est qu'elle vous permet d'interroger vos données à l'aide de filtres afin de trouver des informations spécifiques et de les utiliser pour générer des rapports.

Comment créer une base de données simple dans Excel

La première étape de la création d'une feuille de calcul consultable consiste à décrire vos données. Vous aurez besoin d'étiquettes pour décrire vos données, et celles-ci iront dans la première ligne de votre tableau. Faisons-en la toute première ligne de votre feuille de calcul. Le but des en-têtes est à peu près le même que celui des champs dans une base de données appropriée. Chaque ligne de votre feuille de calcul définira un seul enregistrement de base de données tandis que chaque colonne aura les valeurs qui relèvent d'une seule catégorie.

L'en-tête de ligne de la première ligne doit être gelé. Pour ce faire, cliquez sur l'en-tête de ligne qui se trouve sur le bord droit de la deuxième ligne. Accédez à l'onglet Affichage sur le ruban en haut de l'application Excel et recherchez la section Figer les volets sur l'onglet. En dessous se trouve une flèche. Cliquez sur cette flèche et sélectionnez l'option intitulée «Figer la ligne supérieure» dans le menu déroulant qui apparaît. Cela signifie que la ligne du haut sera toujours visible même lorsque vous faites défiler votre feuille de calcul. De cette façon, vous savez dans quelle catégorie de données se trouve tout.

Entrez vos données

Il est maintenant temps de saisir vos données. Faites-le en autant de rangées dont vous pensez avoir besoin. Les touches fléchées devraient vous aider à naviguer dans votre feuille de calcul tout en confirmant votre entrée dans n'importe quelle cellule devrait être aussi simple que d'appuyer sur la touche Entrée. Il est possible que vous ayez entré vos données dans un autre document où elles sont séparées par le caractère de tabulation, comme dans Microsoft Word. Dans ce cas, vous pouvez simplement le copier et le coller dans votre feuille de calcul. Pour le coller dans votre base de données, cliquez sur la cellule étiquetée A2 et appuyez sur Ctrl + V sur votre clavier. Les données seront collées sous vos en-têtes.

Dans le coin supérieur gauche de votre feuille de calcul se trouve un bouton que vous pouvez utiliser pour sélectionner toutes les cellules de votre feuille de calcul. Ce bouton se trouve là où les en-têtes de colonne et de ligne se croisent. Cliquez sur ce bouton et toutes les cellules de votre feuille de calcul seront sélectionnées. Sur le ruban, passez à l'onglet Données. Vous y trouverez le groupe intitulé "Trier et filtrer". Vous trouverez un bouton en forme d'entonnoir appelé le bouton «Filtre» . Cliquez dessus.

Utilisation de filtres dans les colonnes

À droite de tout en-tête de colonne, vous devriez trouver une flèche lorsque vous y positionnez votre curseur. Cliquez dessus et vous obtiendrez un menu avec des options que vous pouvez utiliser pour filtrer les éléments de cette colonne. Vous pouvez utiliser des filtres pour les textes et les nombres ou trier par ordre croissant ou décroissant ou n'afficher que les lignes de la colonne donnée qui remplissent les critères de filtre.

Il y a une case à cocher devant «Tout sélectionner». Décochez -la puis activez la case à cocher à côté des valeurs que vous souhaitez utiliser pour filtrer vos données. Seules les données avec ces valeurs seront incluses.

Filtrer selon les conditions

Si vous souhaitez filtrer en fonction des conditions, sélectionnez une formule dans les "Filtres de texte" ou "Filtres numériques". Vous pouvez opter pour des valeurs entre deux valeurs spécifiques ou supérieures ou inférieures à une valeur donnée, et ainsi de suite. Il y a des boutons pour «Et» et «Ou» pour chaque condition afin que vous puissiez composer vos critères pour qu'ils soient mutuellement exclusifs ou additifs.

Cliquez sur le bouton "OK" pour que vos données soient filtrées. Dans la colonne que vous avez sélectionnée, vous ne verrez que les lignes qui correspondent à vos conditions de filtre.

Désactiver le filtrage

Si vous souhaitez désactiver le filtrage, cliquez sur le bouton de filtre dans le coin supérieur droit de l'en-tête de colonne donné dont vous souhaitez désactiver les filtres. De cette façon, vous désactiverez le filtrage pour cette colonne sans affecter le reste de la feuille de calcul. Si vous souhaitez désactiver tout filtrage, sélectionnez simplement l'option «Effacer» et toutes vos données reviendront à leur état d'origine.