Comment organiser une réunion d'affaires?

Une réunion d'affaires est un rassemblement des esprits pour atteindre les objectifs d'une entreprise. En tant que propriétaire d'entreprise qui emploie des personnes ou rencontre régulièrement divers contacts d'affaires, vous devez apprendre à organiser une réunion d'affaires de manière professionnelle et efficace. Une fois que vous maîtrisez la supervision de vos premières réunions, le processus devient plus simple à gérer.

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Distribuez votre ordre du jour écrit au début de la réunion. L'ordre du jour doit contenir une liste détaillée de chaque point que vous prévoyez d'aborder lors du rassemblement ainsi qu'une heure de début et de fin clairement définie. Assurez-vous de lister le temps alloué à chaque point de l'ordre du jour.

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Ouvrez la réunion avec une introduction rapide remerciant tout le monde d'être venu, définissez les règles de base pour la réunion - par exemple, n'interrompez pas les orateurs et suivez le calendrier de près - et résumez vos objectifs. Présentez toutes les «inconnues» lors de la réunion avant de continuer afin que tout le monde se familiarise avec les autres participants.

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Nommez un parlementaire pour aider à maintenir l'ordre du jour si nécessaire. Cette personne empêchera les autres participants de dévier sur des tangentes, de parler trop longtemps, de faire des arguments improductifs ou de faire des va-et-vient les uns avec les autres de manière circulaire.

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Gardez un œil sur l'horloge en tant qu'animateur de réunion pour vous assurer que vous respectez l'horaire. L'ordre du jour doit contenir une liste du nombre de minutes que vous prévoyez de consacrer à chaque point pour aider à faire avancer la réunion. Assurez-vous qu'il s'agit d'une estimation réaliste en fonction de la gravité du problème que vous prévoyez de discuter.

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Continuez avec l'ordre du jour de votre réunion. Donnez la parole à chaque personne responsable de chaque point de la liste des points à discuter. Lorsque cette personne a terminé, permettez-lui de répondre à toutes les questions rapides, remerciez-la, puis passez au point suivant de l'ordre du jour et au présentateur.

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Terminez la réunion à l'heure. Permettre à vos réunions de se dérouler à plusieurs reprises à l'heure de la fin est contre-productif et montre un manque de respect pour les horaires de vos participants. Si vous avez encore des affaires à régler, reportez-les à votre prochaine réunion programmée ou effectuez un suivi avec un e-mail au groupe.