Le rôle de la comptabilité en entreprise

Lorsqu'un entrepreneur en herbe démarre une entreprise, le bureau est plein d'enthousiasme, d'enthousiasme et de grandes attentes. Les employés sont embauchés pour répondre aux téléphones et les vendeurs vendent. Le propriétaire achète des matières premières et la main-d'œuvre fabrique les produits.

Mais - comment va l'entreprise? Fait-il un profit? Tout le monde travaille très dur, donc ils doivent faire quelque chose de bien. Alors, comment gardez-vous le score du jeu? C'est là qu'intervient la comptabilité en entreprise.

Le rôle de la comptabilité

Le but de la comptabilité est de fournir des informations financières aux parties prenantes de l'entreprise: direction, investisseurs et créanciers. La comptabilité mesure et résume les activités de l'entreprise et communique les résultats à la direction et aux autres parties intéressées.

Les gestionnaires ont besoin de données financières précises et opportunes pour prendre des décisions intelligentes, et les comptables sont ceux qui produisent ces informations. Alors que le processus comptable recueille les données et les présente dans divers types de rapports, les comptables aident à interpréter la signification des rapports et suggèrent des moyens d'utiliser ces détails pour résoudre les problèmes commerciaux.

La comptabilité peut être classée sous deux formes: de gestion et financière. La comptabilité de gestion aide à gérer l'entreprise, tandis que la comptabilité financière rend compte de son bon fonctionnement.

Comptabilité de gestion interne

La comptabilité de gestion produit des rapports internes conçus pour la gestion et utilisés pour la prise de décision. Ces rapports sont modifiés et adaptés aux objectifs et aux besoins spécifiques des responsables individuels et ne sont généralement pas communiqués à des tiers extérieurs à l'entreprise.

Quelques exemples de rapports de comptabilité de gestion sont le vieillissement des comptes clients, les niveaux de stocks, les ventes mensuelles et l'état des comptes créditeurs. Les rapports comptables internes sont également utilisés pour la préparation des budgets et des prévisions.

Données comptables pour la prise de décision

La gestion d'une entreprise nécessite des données précises sur les actifs, les passifs, les bénéfices et la situation de trésorerie de l'entreprise. La comptabilité fournit ces informations cruciales. La comptabilité joue un rôle important dans l'évaluation de la viabilité des investissements. Une bonne prise en compte d'un investissement exige une analyse minutieuse des coûts et des projections des anticipations de flux de trésorerie futurs. Certains critères, comme la détermination des obstacles au retour sur investissement, doivent être respectés.

Tenez compte de la décision que doivent souvent prendre les responsables pour investir dans une nouvelle usine ou agrandir les installations existantes. Un choix pourrait être d'investir 1 million de dollars dans une nouvelle installation de production ou de dépenser 300 000 dollars pour agrandir une ligne de production. Chaque alternative aura des sorties de trésorerie différentes au début et des entrées de trésorerie futures variables. Chaque approche aura un retour sur investissement différent. Alors, lequel devrait choisir la direction? Les comptables de l'entreprise analyseront les chiffres de chaque investissement, calculeront le taux de rendement de chaque projet et présenteront leurs conclusions à la direction.

Il s'agit d'une situation où les procédures comptables produisent les données financières pertinentes dont la direction a besoin pour prendre des décisions intelligentes. Ils doivent également explorer les différentes manières de financer ces investissements. Les décisions doivent toujours être étayées par des faits et des chiffres valables.

Comptabilisation des règlements gouvernementaux

Les entreprises doivent se conformer aux réglementations gouvernementales et payer des impôts sur le revenu des sociétés, les taxes de sécurité sociale et les ventes. Les comptables s'assurent que les dépôts sont exacts et à temps. Toute erreur commise lors de la déclaration des revenus peut entraîner des amendes et des pénalités.

Comptabilisation de la planification

Les organisations qui réussissent créent des plans pour atteindre leurs objectifs. Ces plans comprennent les projections de flux de trésorerie, la planification des ventes, les achats d'immobilisations et la projection des niveaux de stocks. Une analyse comptable des données historiques fournira la base pour faire des prévisions et élaborer des plans pour atteindre ces objectifs.

Utilisation des données comptables pour la budgétisation

Les budgets sont essentiels pour gérer une entreprise prospère. La comptabilité utilise des données historiques pour former la base des budgets futurs et des contrôles des coûts. Grâce à ces informations, les responsables peuvent préparer des budgets de frais généraux et des plans de vente, et créer des projections de flux de trésorerie. Ensuite, ils surveillent les rapports comptables réguliers pour s'assurer que les coûts restent dans les budgets.

Comptabilité analytique des produits

Les entreprises de fabrication utilisent la comptabilité analytique pour calculer le coût de fabrication des produits, déterminer le seuil de rentabilité des ventes et définir des niveaux de stock optimaux. Les gestionnaires doivent savoir combien il en coûte pour fabriquer leurs produits pour développer des stratégies de prix qui permettent à l'entreprise de réaliser un profit raisonnable

Une responsabilité importante de la direction est de contrôler les coûts. Cependant, pour ce faire, les gestionnaires doivent avoir des coûts d'exploitation standard prédéterminés à utiliser comme critères de mesure.

Prenez, par exemple, une entreprise qui fabrique des widgets jaunes. Les comptables de l'entreprise ont déterminé que les coûts de fabrication de ce produit comprennent 2,57 $ en matériaux, 8,38 $ en main-d'œuvre et des frais généraux de production appliqués de 3,16 $ par unité. Le coût total de production d'un widget jaune est de 14,11 $. Le prix de vente est de 23,51 $, ce qui donne à l'entreprise une marge bénéficiaire brute de 40%.

Avec ces chiffres en main, la direction peut surveiller les coûts de production sur une base hebdomadaire ou mensuelle pour s'assurer que les coûts de production ne dépassent pas ces normes. Si les rapports comptables montrent un écart par rapport au coût de fabrication prévu, la direction sait qu'il faut intervenir, trouver la cause du problème et prendre des mesures correctives.

Une comptabilité précise des coûts de fabrication de chaque produit est essentielle à l'élaboration d'un plan de vente et d'un mix de produits projeté. Plus que probablement, chaque produit aura une contribution différente à la marge brute, et la direction doit établir des objectifs de vente pour chaque article afin d'atteindre le niveau de marge brute global nécessaire pour couvrir les frais généraux et produire le bénéfice net cible.

Analyse des ratios basée sur les données financières

Les ratios financiers sont des mesures essentielles utilisées pour évaluer la performance de tous les aspects de l'état et des opérations d'une entreprise; la comptabilité fournit les données nécessaires pour construire ces ratios. La liquidité d'une entreprise est mesurée par les ratios actuels et rapides. Les marges bénéficiaires et les dépenses sont présentées sous forme de pourcentages des ventes et comparées aux références budgétisées. Le levier financier est un ratio de la dette totale aux investissements en capital.

Stratégies de simulation

Les gestionnaires rencontrent souvent les chefs de service pour discuter des changements possibles dans les stratégies et les opérations. Ils explorent diverses idées «hypothétiques». Par exemple, que se passerait-il si l'entreprise décidait d'améliorer ses bénéfices en réduisant les salaires administratifs? Serait-ce une bonne idée? Probablement pas. Les employés n'aiment pas les réductions de salaire.

Mais que se passerait-il si les dirigeants choisissaient de stimuler les ventes en baissant les prix de vente des produits? Les bénéfices par unité diminueraient, mais la baisse serait, espérons-le, plus que compensée par l'augmentation du volume des ventes. Une analyse comptable et une projection aideraient à clarifier les résultats de cette décision et à déterminer si cette stratégie serait une sage décision.

Comptabilité financière pour les utilisateurs externes

La comptabilité financière produit des rapports pour les utilisateurs externes, tels que les propriétaires, les investisseurs, les employés, les créanciers, les syndicats et les agences gouvernementales. Ces rapports à usage externe sont le compte de résultat, le bilan et les états des flux de trésorerie. Contrairement aux rapports comptables de gestion internes, les états financiers préparés pour des utilisateurs externes sont compilés selon les principes comptables généralement reconnus.

La comptabilité financière indique si l'entreprise a réalisé un bénéfice adéquat et quelle est la probabilité qu'elle verse des dividendes aux actionnaires. Les investisseurs curieux examineront les états financiers pour évaluer la sécurité de leurs investissements et le potentiel de croissance future et d'augmentation de la valeur. Les employés examineront les relevés et auront une idée de s’ils peuvent s’attendre à des augmentations ou à une augmentation des cotisations aux fonds de pension.

Les rapports comptables, à la fois managériaux et financiers, sont essentiels pour gérer de manière productive toute entreprise ou organisation. Il n'y a pas de substitut. Le fait de ne pas disposer d'informations précises et opportunes sur l'efficacité du fonctionnement d'une entreprise est une recette pour un désastre.