Quelles sont les sept procédures de contrôle interne en comptabilité?

Les contrôles internes sont des politiques et des procédures mises en place pour assurer la fiabilité continue des systèmes comptables. La précision et la fiabilité sont primordiales dans le monde de la comptabilité. Sans registres comptables précis, les gestionnaires ne peuvent pas prendre de décisions financières pleinement éclairées et les rapports financiers peuvent contenir des erreurs. Les procédures de contrôle interne en comptabilité peuvent être divisées en sept catégories, chacune conçue pour prévenir la fraude et identifier les erreurs avant qu'elles ne deviennent des problèmes.

Pointe

Les sept procédures de contrôle interne sont la séparation des tâches, les contrôles d'accès, les audits physiques, la documentation normalisée, les balances de vérification, les rapprochements périodiques et le pouvoir d'approbation.

Séparation des tâches

La séparation des tâches implique le partage de la responsabilité de la comptabilité, des dépôts, des rapports et de la vérification. Plus les autres tâches sont séparées, moins un employé a de chances de commettre des actes frauduleux. Pour les petites entreprises qui ne comptent que quelques employés comptables, le partage des responsabilités entre deux personnes ou plus ou la nécessité de revoir des tâches critiques par des collègues peut servir le même objectif.

Contrôles d'accès au système comptable

Le contrôle de l'accès à différentes parties d'un système comptable via des mots de passe, des verrouillages et des journaux d'accès électroniques peut empêcher les utilisateurs non autorisés d'accéder au système tout en fournissant un moyen d'auditer l'utilisation du système pour identifier la source des erreurs ou des écarts. Un suivi d'accès robuste peut également servir à dissuader les tentatives d'accès frauduleux en premier lieu.

Audits physiques des actifs

Les audits physiques comprennent le comptage manuel de la trésorerie et de tous les actifs physiques suivis dans le système comptable, tels que l'inventaire, les matériaux et les outils. Le comptage physique peut révéler des écarts bien cachés dans les soldes des comptes en contournant complètement les enregistrements électroniques. Le comptage des espèces dans les points de vente peut se faire quotidiennement ou même plusieurs fois par jour. Les projets plus importants, tels que le comptage manuel des inventaires, devraient être exécutés moins fréquemment, peut-être sur une base annuelle ou trimestrielle.

Documentation financière normalisée

La normalisation des documents utilisés pour les transactions financières, comme les factures, les demandes internes de matériaux, les reçus d'inventaire et les rapports de frais de déplacement, peut aider à maintenir la cohérence de la tenue des registres au fil du temps. L'utilisation de formats de document standard peut faciliter l'examen des enregistrements antérieurs lors de la recherche de la source d'un écart dans le système. Un manque de standardisation peut faire en sorte que des éléments soient négligés ou mal interprétés dans un tel examen.

Balances d'essai quotidiennes ou hebdomadaires

L'utilisation d'un système de comptabilité en partie double ajoute de la fiabilité en s'assurant que les livres sont toujours équilibrés. Même dans ce cas, il est toujours possible que des erreurs entraînent un déséquilibre d'un système à double entrée à un moment donné. Le calcul des balances d'essai quotidiennes ou hebdomadaires peut fournir un aperçu régulier de l'état du système, vous permettant de découvrir et d'étudier les écarts le plus tôt possible.

Rapprochements périodiques dans les systèmes comptables

Des rapprochements comptables occasionnels peuvent garantir que les soldes de votre système comptable correspondent aux soldes des comptes détenus par d'autres entités, y compris les banques, les fournisseurs et les clients de crédit. Par exemple, un rapprochement bancaire consiste à comparer les soldes de trésorerie et les enregistrements de dépôts et de reçus entre votre système comptable et les relevés bancaires. Les différences entre ces types de comptes complémentaires peuvent révéler des erreurs ou des divergences dans vos propres comptes, ou les erreurs peuvent provenir des autres entités.

Exigences de l'autorité d'approbation

Exiger des gestionnaires spécifiques qu'ils autorisent certains types de transactions peut ajouter un niveau de responsabilité aux registres comptables en prouvant que les transactions ont été vues, analysées et approuvées par les autorités compétentes. Exiger l'approbation pour des paiements et des dépenses importants peut empêcher des employés sans scrupules d'effectuer de grosses transactions frauduleuses avec les fonds de l'entreprise, par exemple.