Comment créer des étiquettes d'adresse sur Google Docs

Créer et imprimer des étiquettes d'adresse serait un processus extrêmement long, même si vous aviez un assistant de bureau pour vous aider. Heureusement, en utilisant un module complémentaire gratuit dans Google Docs, le processus est un jeu d'enfant. Le modèle d'étiquette d'adresse complémentaire est créé par Avery, la même société qui fabrique des étiquettes d'expédition adhésives, mais vous n'avez pas nécessairement besoin d'utiliser leurs étiquettes pour que l'add-on fonctionne pour vous.

Organisation de vos contacts

Avant de pouvoir créer des étiquettes d'adresse, vous devez rassembler vos contacts et leurs adresses dans une feuille de calcul dans Google Sheets. Le moyen le plus simple de le faire est d'exporter simplement votre liste de contacts dans un fichier CSV. CSV signifie valeurs séparées par des virgules, qui est un simple fichier de feuille de calcul. Heureusement, la plupart des systèmes de contact, y compris Gmail et Outlook, vous offrent la possibilité d'exporter vos contacts vers un fichier CSV, vous n'aurez donc pas à saisir manuellement les noms et les adresses.

Si vous utilisez Gmail, vous pouvez exporter vos contacts en accédant à contacts.google.com pour voir tous vos contacts. Cliquez sur "Plus ", sélectionnez "Exporter" , puis cliquez sur " Google CSV " . Une fois le fichier téléchargé sur votre ordinateur, téléchargez-le sur Google Drive à l'adresse drive.google.com. Lorsque vous double-cliquez dessus dans votre Google Drive, il s'ouvre avec l'application de feuille de calcul de Google, Google Sheets.

Gérer une feuille de calcul de contact

Afin de créer des étiquettes à partir d'une feuille de calcul, tous vos contacts doivent être dans le bon ordre - c'est-à-dire avec chaque nom, chaque rue, chaque ville, etc., dans différentes colonnes, avec l'adresse de chaque personne dans sa propre ligne. Si vous avez exporté vos contacts dans un fichier CSV, ils sont déjà dans le bon ordre.

Si vous entrez les données manuellement, utilisez la première ligne comme en-tête, avec les libellés appropriés pour chaque colonne, tels que Nom, Rue, Ville, Code postal, etc. Si vous avez exporté vos contacts, n'hésitez pas à supprimer les colonnes dont vous n'avez pas besoin, comme les numéros de téléphone, mais cela n'est pas obligatoire. Vous serez en mesure de sélectionner et d'ignorer les colonnes d'informations que vous souhaitez lorsque vient le temps de fusionner la feuille de calcul dans un document d'étiquettes.

Utilisation du modèle d'étiquette Google Docs

Une fois que votre feuille de calcul est prête, vous pouvez la fermer. Google enregistre automatiquement les modifications apportées à votre feuille. Ouvrez maintenant un nouveau document Google. Il est temps d'installer le module complémentaire Avery.

1. Cliquez sur "_Add-Ons" dans la barre d'outils au-dessus de votre document et sélectionnez "Get add-ons".

2. Tapez «Avery» dans le champ de recherche, puis cliquez sur le bouton « Gratuit» à côté de Avery Label Merge. Sélectionnez votre compte Google si vous y êtes invité.

Vous verrez maintenant un message indiquant que vous autoriserez le module complémentaire à accéder à votre compte Google. Lisez ceci attentivement. Le module complémentaire doit accéder à vos fichiers Google Drive pour qu'il fonctionne.

3. Cliquez sur " Autoriser". Après quelques secondes, un message apparaîtra indiquant que vous pouvez désormais utiliser la fusion d'étiquettes Avery, qui se trouve désormais sous Modules complémentaires dans la barre d'outils.

4 . Cliquez à nouveau sur "Modules complémentaires ", sélectionnez la nouvelle option " Avery Labels Merge" , puis cliquez sur "Nouvelle fusion".

5 . Sélectionnez " Étiquettes d'adresse" dans la fenêtre pop-up. L'autre option est de créer des tags de nom, donc si jamais vous en avez besoin, vous saurez que vous pouvez les faire ici aussi.

6. Sélectionnez le nombre d'étiquettes à afficher sur chaque feuille. Celles-ci correspondent aux étiquettes d'adresse d'Avery et comprennent des numéros de produit, tels que «5160, 30 étiquettes par feuille» ou «5161, 20 étiquettes par feuille».

7. Sélectionnez la feuille de calcul que vous venez de créer contenant vos contacts et cliquez sur le bouton "Sélectionner" .

Dans la barre latérale, le module complémentaire confirme le nom de votre feuille de calcul, les noms d'en-tête de colonne que vous avez saisis à la première ligne. le numéro de produit avery. Si vous avez plusieurs feuilles dans le même fichier, vous pouvez sélectionner la feuille à utiliser.

8. Cliquez sur chaque en-tête de colonne que vous avez créé. Ils apparaîtront dans une zone de texte dans le document ouvert. Chaque nom de colonne est compris entre deux paires de crochets. Si vous ne sélectionnez pas d'en-tête de colonne, les informations de cette colonne n'apparaîtront pas dans les étiquettes.

9. Placez les informations appropriées dans leurs propres lignes. Placez soigneusement le curseur entre les crochets entre les noms d'en-tête et appuyez sur "Entrée". Notez que vous pouvez également placer des espaces et des signes de ponctuation entre les noms d'en-tête au lieu d'un saut de ligne.

Exemple d'étiquette ou d'étiquette de nom:

[[Nom]]

[[Rue]]

[[Ville]], [[État]]

[[ZIP *: FRANÇAIS]]

Une nouvelle fenêtre s'ouvre, confirmant que la fusion a été effectuée dans un nouveau document avec le titre du numéro de produit Avery dans son titre. Le document s'ouvre automatiquement dans un nouvel onglet, prêt à être imprimé.