Définition d'un plan de travail

Un plan de travail est un outil important qui aide un projet à attribuer des tâches, à gérer le flux de travail et à suivre les différents composants et les échéances. Un plan de travail a souvent une durée de 6 à 12 mois, mais il peut être ajusté en fonction d'un besoin spécifique au sein de l'entreprise. La mise en œuvre de plans de travail aide à articuler des stratégies aux employés de manière à améliorer la concentration et la motivation des membres de l'équipe. Passez en revue ces éléments clés lors de l'élaboration des plans de travail pour vous assurer de ne pas oublier les détails importants.

Définir les buts et objectifs

Sans buts et objectifs clairs, les membres de l'équipe travaillent aveuglément sur des tâches sans but. La première chose qu'un plan de travail fait est de définir le but du projet et les objectifs clés que le projet atteindra. Avec ces éléments définis, les travailleurs sont en mesure d'effectuer des tâches de travail en vue de la réalisation des objectifs.

Une analogie serait une équipe de football qui court et frappe le ballon; sans l'objectif de faire un but sur un côté spécifique du terrain, il y a juste beaucoup de course et de coups de pied sans objectif atteint. Dans un projet de bureau, l'objectif peut être de mettre en œuvre un nouveau système de sécurité informatique avec pour objectifs de sauvegarder les données avant le transfert, d'établir un nouveau protocole de sécurité et de mettre en œuvre une nouvelle formation en entreprise. La définition de l'objectif du plan de travail est votre point de départ.

Organiser les équipes et le leadership

Une fois les objectifs établis, les personnes sont ensuite affectées à des équipes ou à des tâches. Il peut y avoir différentes structures impliquées dans le plan de travail qui incluent des niveaux hiérarchiques ainsi que des niveaux d'équipe interdépendants. Par exemple, la construction d'une nouvelle usine nécessite une équipe de construction, une équipe administrative et une équipe d'ingénierie. Chaque équipe a un chef qui travaille avec les autres chefs d'équipe pour s'assurer que les choses bougent conformément au calendrier et au budget. Sous chaque chef pourrait être diverses autres équipes. L'équipe de construction peut avoir une équipe de maçonnerie, une équipe électrique et une équipe de machinerie lourde.

Établir les échéanciers du projet

Un vieil adage commercial est que «le temps, c'est de l'argent». Lorsqu'il s'agit de gestion de projet, cet adage est vrai dans l'élaboration de plans de travail. Plus il faut de temps pour terminer un projet, plus il en coûte en main d'œuvre et en matériaux. De plus, plus il faut de temps pour terminer le projet, plus l'entreprise souffre du coût d'opportunité.

Si cette usine n'est pas construite à la fin de l'été, l'entreprise devra peut-être refuser les commandes de vacances car elle n'est pas en mesure de les fabriquer. Fixez des échéanciers avec des jalons dans ces délais qui illustrent les progrès. S'il y a des problèmes pour atteindre les jalons, résolvez-les pour remettre le projet sur les rails.

Définir le budget du projet

L'établissement du budget nécessite que les équipes soient affectées et que les délais soient fixés. Souvent, les entreprises faisant appel à des tiers dans le cadre du projet obtiennent des offres pour les tâches assignées. L'élaboration du budget du plan de travail utilise ces offres, les numéros internes pour la main-d'œuvre et les matériaux, ainsi que tous les coûts imprévus tels que les permis ou les frais juridiques. Le budget du projet doit décomposer ce que coûtera chaque section et équipe. Examiner la rentabilité aux jalons, pour déterminer si une équipe est sur la bonne voie pour se rencontrer, dépasser ou dépasser le budget.

Assurance et contrôle de la qualité

Avec des objectifs, des échéanciers et des budgets fixés, un chef de projet est capable d'effectuer des tests d'assurance qualité sur l'avancement. Aux dates limites, les chefs d'équipe doivent rendre compte des progrès, des coûts et de toute préoccupation ou obstacle présenté. Cela aide le chef de projet à construire un plan d'action pour s'attaquer aux problèmes, avant qu'ils ne déraillent le projet, que ce soit en termes de budget ou de calendrier.